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WENITE Intranet Apps
NeuE-Mail-Signaturen, automatisch aus Microsoft 365

Name, Position, Telefon und Profilbild kommen automatisch aus Microsoft 365. Sie gestalten die Signatur nur einmal, WENITE setzt sie in jede Outlook-Mail Ihres Teams. Niemand muss etwas kopieren oder einstellen.
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An einem Tag einsatzbereitPC, Web und HandyDeutscher Anbieter
Microsoft Entra ID · Ihr Benutzerkonto Live
Ändern Sie Ihre Daten. Die Signatur übernimmt sie sofort.
Outlook · Neue E-Mail
Vonanna.beispiel@muster-gmbh.de
BetreffIhr Angebot
Guten Tag Herr Kunde,
anbei wie besprochen unser Angebot. Viele Grüße
automatisch
Anna Beispiel
Vertrieb
Muster GmbH · Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt
Tel. +49 123 456 00-12 · anna.beispiel@muster-gmbh.de
3Besuchen Sie uns auf der Musterfachmesse
Halle 3, Stand 12 · 12.–14. November
= automatisch aus Microsoft Entra ID
0 Tagbis alles einsatzbereit ist
0 Aufwandfür Ihr Team: keine Installation am Arbeitsplatz
0 Preisfür das ganze Unternehmen, ohne Lizenzzählen
0 GerätePC, Web und Handy, überall dieselbe Signatur
Vorher / Nachher

Sechs Mitarbeitende.
Sechs Signaturen?

Ziehen Sie den Regler. Links sehen Sie, wie es in vielen Firmen heute aussieht. Rechts, wie es mit WENITE aussieht: einheitlich, mit Foto und immer aktuell.

✓ Standard
Peter · Einkauf
Peter Muster
Einkauf
Tel. +49 123 456 00-21
✓ Standard
Sabine · Vertrieb
Sabine Beispiel
Vertrieb
Tel. +49 123 456 00-14
✓ Standard
Jonas · Technik
Jonas Muster
Technik
Mobil +49 170 000 00 00
✓ Standard
Laura · Marketing
Laura Beispiel
Marketing
Tel. +49 123 456 00-31
✓ Standard
Mehmet · Service
Mehmet Muster
Service
Amtsgericht Musterstadt HRB 00000
✓ Standard
Katrin · Geschäftsführung
Katrin Beispiel
Geschäftsführerin
Tel. +49 123 456 00-10

Regler ziehen oder mit den Pfeiltasten bewegen.

Funktionen

Alles, was eine Signatur braucht.
Nichts, was nervt.

Kein Funktionsdschungel, kein Handbuch mit 200 Seiten. Sechs Dinge, die im Alltag wirklich zählen.

01

Alle Signaturen an einem Ort. Mit einem Editor, den jeder versteht.

Im WENITE-Portal gestalten Sie Ihre Vorlagen im intuitiven Signatur-Editor: Logo, Farben, Banner und Profilbild per Klick. Platzhalter für Name, Position oder Telefon wählen Sie aus einer Liste. HTML-Kenntnisse brauchen Sie nicht.

  • Intuitiver Editor mit Live-Vorschau
  • Mehrere Vorlagen parallel, z. B. pro Abteilung, Marke oder Firma
  • Banner als eigener Typ, zentral an- und abschaltbar
  • Änderungsverlauf: wer hat was wann geändert
WENITE-Portal
{Vorname} {Nachname}
{Position}
Tel. {Telefon}
02

Direkt beim Schreiben in Outlook. Mit Foto oder QR-Code.

Die Signatur steht schon drin, während Sie die Mail schreiben. Sie sehen also vor dem Senden, was Ihr Kunde bekommt. Mit Profilbild wirkt jede Mail persönlicher, mit QR-Code speichert Ihr Kunde Ihren Kontakt in Sekunden.

Probieren Sie es: Wählen Sie rechts eine Variante.

  • Profilbild direkt aus Microsoft 365
  • QR-Code, z. B. zu Ihrer digitalen Visitenkarte
  • Outlook-Add-in, zentral über das Microsoft 365 Admin Center verteilt
Ankunde@beispiel.de
Hallo Frau Kundin,
gern sende ich Ihnen die Unterlagen.
Anna Beispiel
Vertrieb
Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt
Tel. +49 123 456 00-12
Kontakt
speichern
Signaturen
03

Persönliche Daten kommen von selbst. Direkt aus Microsoft Entra ID.

Name, Position, Telefon, Mobilnummer, E-Mail und Profilbild holt WENITE aus dem Benutzerkonto in Microsoft Entra ID. Was dort steht, steht in der Signatur. Ohne Abtippen, ohne Tippfehler.

Neue Kollegin? Hat ab der ersten Mail die richtige Signatur. Neue Durchwahl? Einmal im Konto ändern, fertig.

Microsoft Entra ID
Benutzer · Anna Beispiel
Profilbild
NameAnna Beispiel
PositionVertrieb
Telefon+49 123 456 00-12
Mobil+49 170 000 00 00
E-Mailanna.beispiel@…
Signatur in Outlook
Anna Beispiel
Vertrieb
Tel. +49 123 456 00-12
Mobil +49 170 000 00 00
anna.beispiel@muster-gmbh.de
04

Auch in Antworten und Weiterleitungen

Für neue Mails und für Antworten können Sie unterschiedliche Vorlagen festlegen. Zum Beispiel ausführlich mit Banner beim ersten Kontakt, kurz und knapp in der Antwort.

Weil die Signatur schon beim Schreiben eingefügt wird, steht sie direkt unter Ihrer Nachricht und auch in Ihrem Gesendet-Ordner.

AW: Ihr Angebot · Antwort
Danke für Ihre Rückmeldung, ich melde mich morgen.
Anna Beispiel
Vertrieb · Muster GmbH · +49 123 456 00-12
↑ kurze Antwort-Vorlage
Von: kunde@beispiel.de
Können Sie uns das Angebot bis Freitag schicken?
05

Am PC, im Web und auf dem Handy

Ob im Büro am Rechner, unterwegs im Browser oder schnell vom Smartphone: Ihre Mails haben überall dieselbe Signatur. Schluss mit „Gesendet von meinem iPhone“.

  • Outlook für Windows und das neue Outlook
  • Outlook im Web
  • Outlook-App für iPhone und Android
Anna Beispiel
Vertrieb
PC
Anna Beispiel
Vertrieb
Web
Anna B.
Vertrieb
Handy
06

Jeder sieht nur, was zu ihm passt.

Sie legen fest, wer welche Vorlage bekommt: alle, einzelne Abteilungen oder bestimmte Personen. Der Vertrieb sieht nur die Vertriebs-Signaturen, das Marketing nur seine eigenen.

  • Vorlagen pro Abteilung oder Person freigeben
  • Aktionsbanner für alle, zentral gesteuert
  • Pflichtangaben stehen immer drin, egal welche Vorlage

Probieren Sie es: Wechseln Sie rechts die Abteilung.

Angemeldet in Outlook als
Sabine Beispiel
Abteilung Vertrieb
Ihre Vorlagen
SignaturVertrieb – Standardnur Vertrieb
SignaturVertrieb – mit QR-Codenur Vertrieb
Für alle
BannerHerbstmesse 2026👥 Jeder
PflichtPflichtangaben (Firma, Sitz, HRB, Geschäftsführung)🔒 immer

4 Vorlagen anderer Abteilungen sind für Sabine ausgeblendet.

07 · Zentral gepflegt

Neue Telefonnummer?
Einmal ändern. Fertig.

Klicken Sie auf „Speichern“ und sehen Sie zu, wie die Änderung in allen Postfächern ankommt. Und wer neu im Team ist, hat ab der ersten Mail die richtige Signatur.

Vorlage · Muster GmbHWENITE-Portal
ZielgruppeJeder
Name, Positionaus Microsoft 365
Zentrale+49 123 456 00-0
BannerMusterfachmesse
Anna
Vertrieb
Zentrale
+49 123 456 00-0
Peter
Einkauf
Zentrale
+49 123 456 00-0
Sabine
Vertrieb
Zentrale
+49 123 456 00-0
Jonas
Technik
Zentrale
+49 123 456 00-0
Laura
Marketing
Zentrale
+49 123 456 00-0
Mehmet
Service
Zentrale
+49 123 456 00-0
Katrin
Geschäftsführung
Zentrale
+49 123 456 00-0
Tim
Lager
Zentrale
+49 123 456 00-0
Julia
Buchhaltung
Zentrale
+49 123 456 00-0
Lukas
Vertrieb
Zentrale
+49 123 456 00-0
Nina
Personal
Zentrale
+49 123 456 00-0
Ole
Service
Zentrale
+49 123 456 00-0
12 Postfächer · alle mit derselben Vorlage
So geht's

Einsatzbereit an einem Tag.

Morgens freigeben, mittags gestalten, nachmittags verschickt Ihr Team die ersten Mails mit der neuen Signatur.

MorgensAbends: einsatzbereit
1

Add-in freigeben

Ihre IT stellt das Outlook-Add-in einmal über das Microsoft 365 Admin Center bereit.

Ihre IT, einmalig
2

Vorlage gestalten

Logo, Adresse, Banner: Sie bauen die Signatur im WENITE-Portal. Name, Position und Telefon setzen Sie als Platzhalter.

Marketing oder IT
3

Zuweisen, fertig

Für alle, für Abteilungen oder einzelne Personen. Ab jetzt steht die Signatur in jeder neuen Mail.

Mitarbeitende: nichts zu tun
Banner

Ihr unterschätzter
Werbekanal.

Jede Mail Ihres Teams kann ein Banner tragen: Messe, neues Produkt, Stellenanzeige, Sponsoring. Zentral ein- und ausschalten, ohne dass jemand etwas umstellen muss.

Wir machen das selbst: Unter jeder WENITE-Mail läuft das Banner unserer Partnerschaft mit den Fischtown Pinguins Bremerhaven.

50
30
330.000
Kontakte mit Ihrem Banner pro Jahr

Rechnung: Mitarbeitende × Mails pro Tag × 220 Arbeitstage. Ein Kontakt = eine verschickte Mail.

Pflichtangaben-Check

Was muss in Ihre geschäftliche Mail?

Geschäftliche E-Mails gelten in Deutschland als Geschäftsbriefe. Welche Angaben Pflicht sind, hängt von der Rechtsform ab. Wählen Sie Ihre:

  • Firmenname mit Rechtsform „GmbH“
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht und Handelsregisternummer (HRB)
  • Alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer
  • Falls vorhanden: Vorsitz des Aufsichtsrats

Allgemeiner Hinweis, keine Rechtsberatung. Grundlage u. a. § 35a GmbHG, § 80 AktG, § 37a und § 125a HGB.

Anna Beispiel
Vertrieb
Musterstraße 1 · 12345 Musterstadt · Tel. +49 123 456 00-12
Muster GmbH · Sitz: Musterstadt · Amtsgericht Musterstadt HRB 00000 · Geschäftsführung: Katrin Beispiel

Mit WENITE pflegen Sie diese Zeile einmal zentral. Sie steht in jeder Mail, bei jeder Vorlage und auch bei neuen Mitarbeitenden. Das Profilbild ist keine Pflicht, wirkt aber persönlicher.

Preis

Ein Preis. Egal, wie viele.

Sie zählen keine Lizenzen. Neue Kolleginnen und Kollegen kosten nichts extra. Schieben Sie selbst:

100
1.400 €pro Jahr für alle · zzgl. MwSt.
Das sind pro Person und Monat1,17 €

Bis 299 Mitarbeitende 1.400 € pro Jahr, ab 300 Mitarbeitenden 2.200 € pro Jahr.

✓ 30 Tage kostenlos testen
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  • Beliebig viele Vorlagen
  • Banner und Aktionen
  • Mehrere Marken und Firmen
  • Outlook am PC, im Web und mobil
  • Änderungsverlauf
  • Support auf Deutsch
Gut zu wissen

Einfach. Sicher. Aus Deutschland.

Ihre Mails bleiben bei Microsoft

Die Signatur wird beim Schreiben in Outlook eingefügt. Ihre E-Mails werden nicht über fremde Server umgeleitet.

Thomas Akalowski
Deutscher Anbieter. Persönlich statt Hotline.

Support auf Deutsch, feste Ansprechpartner statt Ticket-Warteschlange. Auf Wunsch richten wir alles gemeinsam mit Ihnen ein.

Microsoft-Anmeldung

Verwaltung mit Ihrem Microsoft-Konto. Kein extra Passwort.

Nichts zu installieren

Das Add-in wird zentral bereitgestellt. An den Arbeitsplätzen passiert nichts.

Rechte im Griff

Wer welche Vorlage sieht und wer sie ändern darf, legen Sie fest. Jede Änderung ist nachvollziehbar.

FAQ

Kurz gefragt, kurz geantwortet.

Dazu haben wir hier noch keine Antwort. Fragen Sie uns direkt, wir antworten persönlich.
Muss ich auf jedem Rechner etwas installieren?

Nein. Ihre IT stellt das Outlook-Add-in einmal zentral über das Microsoft 365 Admin Center bereit. Danach haben es alle zugewiesenen Mitarbeitenden automatisch.

Was passiert, wenn sich Name oder Telefonnummer ändern?

Sie ändern die Daten wie gewohnt im Microsoft-365-Benutzerkonto. Die Signatur übernimmt sie automatisch.

Funktioniert das auch im Browser und auf dem Handy?

Ja: Outlook am PC, das neue Outlook, Outlook im Web und die Outlook-App für iPhone und Android.

Steht die Signatur auch in Antworten und Weiterleitungen?

Ja. Sie legen fest, welche Vorlage bei neuen Mails und welche bei Antworten und Weiterleitungen verwendet wird.

Steht die Signatur auch in meinen gesendeten Mails?

Ja. Die Signatur wird schon beim Schreiben eingefügt. Sie sehen sie vor dem Senden und finden sie auch im Gesendet-Ordner.

Werden meine E-Mails über Ihre Server geleitet?

Nein. Die Signatur wird beim Schreiben in Outlook eingefügt. Ihre Mails laufen wie bisher über Microsoft.

Wir haben mehrere Firmen oder Marken. Geht das?

Ja. Sie legen pro Firma oder Marke eine eigene Vorlage an und weisen sie den passenden Personen zu.

Wir haben schon Signaturen in Outlook. Was ist der Unterschied?

Die eingebauten Outlook-Signaturen pflegt jeder selbst. Mit WENITE pflegen Sie eine Vorlage für alle, und die persönlichen Daten kommen automatisch aus Microsoft 365 dazu.

Wie lange dauert die Einrichtung?

In der Regel ist alles an einem Tag einsatzbereit: Add-in freigeben, Vorlagen gestalten, zuweisen. Auf Wunsch machen wir das gemeinsam mit Ihnen.

Kann ich steuern, wer welche Signatur bekommt?

Ja. Sie geben Vorlagen für alle, für Abteilungen oder einzelne Personen frei. Der Vertrieb sieht dann nur die Vertriebs-Signaturen. Aktionsbanner können Sie für alle schalten, und die Pflichtangaben sind immer enthalten.

Kann das Profilbild in die Signatur?

Ja. Das Profilbild kommt wie Name und Telefonnummer automatisch aus Microsoft 365. Alternativ oder zusätzlich ist ein QR-Code möglich, z. B. zu Ihrer digitalen Visitenkarte.

Kann ich das vorher testen?

Ja, 30 Tage kostenlos. Oder Sie buchen zuerst eine Demo, und wir zeigen Ihnen alles live.

Impressionen

So sieht es in echt aus.

Keine Mockups: Das WENITE-Portal und das Outlook-Add-in, wie Sie es nach der Einrichtung selbst nutzen.

Alle Signaturen im Überblick
Alle Signaturen im ÜberblickIm WA365-Dashboard sehen Sie auf einen Blick, wer welche Vorlage nutzen darf und wann sie zuletzt geändert wurde.
Vorlage bearbeiten
Vorlage bearbeitenSignatur oder Banner im WYSIWYG-Editor gestalten – mit Platzhaltern für Name, Position und Kontaktdaten aus Microsoft 365.
Vorlagen direkt in Outlook
Vorlagen direkt in OutlookDas Signatur-Add-in zeigt alle freigegebenen Vorlagen direkt in der Outlook-Seitenleiste – mit Live-Vorschau.
Automatisch einfügen
Automatisch einfügenJede Person legt fest, welche Vorlage bei neuen Mails und welche bei Antworten automatisch eingefügt wird.
Los geht's

In 30 Minuten sehen Sie
Ihre eigene Signatur.

Wir zeigen Ihnen das Modul live und bauen auf Wunsch gleich eine erste Vorlage mit Ihrem Logo. Danach entscheiden Sie in Ruhe.

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